1. Wie verwerkt uw gegevens
Arbitum is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.
| Onderneming | Arbitum VOF |
| Zetel | Paul Deschanellaan 256/10, 1030 Brussel |
| Ondernemingsnummer | KBO/BTW BE 0896.956.228 |
| E‑mail | info@arbitum.be |
| Telefoon | +32 483 240 007 |
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; dat is voor een onderneming van onze aard en omvang niet verplicht. Voor alle vragen over uw gegevens kunt u rechtstreeks bij ons terecht op bovenstaand adres.
2. Welke gegevens wij verwerken
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Identificatie | Naam, voornaam, hoedanigheid (eigenaar, huurder, erfgenaam, mandataris) |
| Contact | Telefoonnummer, e‑mailadres, correspondentieadres |
| Pandgegevens | Adres van het pand, type, aantal vertrekken, verdieping, toegankelijkheid, staat van de inboedel |
| Beeldmateriaal | Foto’s van het pand vóór en na de ontruiming, als bewijs van de staat bij oplevering |
| Communicatie | E‑mails, WhatsApp‑berichten, notities van telefoongesprekken, offertes en werkbonnen |
| Administratie | Facturen, betalingsgegevens, btw‑hoedanigheid, verklaring verlaagd tarief |
| Technisch | Beperkte websitegegevens; zie ons cookiebeleid |
Wij vragen nooit meer gegevens dan nodig om een offerte te maken en de opdracht correct uit te voeren. De prijsberekening op onze website werkt volledig zonder contactgegevens: u kunt uw richtprijs berekenen zonder iets over uzelf prijs te geven.
Gegevens van overledenen en van derden
Bij een ontruiming na overlijden treffen wij onvermijdelijk documenten en persoonlijke stukken aan van de overledene en soms van derden. Wij lezen die niet, registreren ze niet en nemen ze niet op in onze administratie. Zij worden apart gelegd en aan de nabestaanden of de notaris overhandigd. Onze medewerkers zijn contractueel tot geheimhouding gehouden.
3. Waarom wij ze verwerken, en op welke grond
| Doel | Rechtsgrond (AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Offerte opmaken en plaatsbezoek plannen | Maatregelen vóór het sluiten van de overeenkomst (art. 6.1.b) | 1 jaar na de offerte indien er geen opdracht volgt |
| De ontruiming uitvoeren en opleveren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) | Duur van de opdracht |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | 7 jaar na afsluiting van het boekjaar |
| Fotorapport als bewijs van oplevering | Gerechtvaardigd belang: bewijsvoering bij betwisting (art. 6.1.f) | 2 jaar na de oplevering |
| Klachten, geschillen en verzekeringsdossiers | Gerechtvaardigd belang en verdediging in rechte (art. 6.1.f) | Tot 5 jaar na afsluiting van het dossier |
| Recyclage‑ en verwerkingsattesten | Wettelijke verplichting inzake afvalstoffen (art. 6.1.c) | Volgens de toepasselijke regionale afvalwetgeving |
| Publicatie van een foto of getuigenis | Uw toestemming (art. 6.1.a) | Tot u uw toestemming intrekt |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Wij verkopen uw gegevens niet en verhuren ze niet.
4. Contact via WhatsApp
Op onze website vindt u knoppen die een WhatsApp‑gesprek met ons openen. Wanneer u ons via WhatsApp contacteert, verloopt dat bericht via de infrastructuur van WhatsApp Ireland Limited, onderdeel van Meta Platforms. De inhoud van uw bericht en uw telefoonnummer worden daarbij ook door WhatsApp verwerkt, volgens hun eigen privacyvoorwaarden waarop wij geen invloed hebben.
De knoppen op onze site laden géén script van WhatsApp of Meta; het gaat om gewone links. Er wordt dus pas iets gedeeld op het moment dat u zelf een bericht verstuurt.
Verkiest u dat niet, gebruik dan de telefoon of e‑mail. Berichten die wij via WhatsApp ontvangen, bewaren wij even lang als gewone e‑mailcorrespondentie over hetzelfde dossier.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij delen uw gegevens enkel wanneer dat nodig is, en enkel met:
- Onze boekhouder, voor de verwerking van facturen en de fiscale verplichtingen;
- Erkende afvalinzamelaars en verwerkers, in de mate dat een adres of dossiernummer op het transportdocument moet staan;
- Onderaannemers die een deel van de opdracht uitvoeren, gebonden door dezelfde geheimhouding;
- Onze IT‑dienstverleners voor hosting, e‑mail en back‑up, gebonden door een verwerkersovereenkomst;
- Onze verzekeraar en, in voorkomend geval, onze advocaat, bij schade of betwisting;
- De notaris, syndicus, makelaar of curator, uitsluitend wanneer u ons daartoe opdracht geeft;
- Overheden, wanneer een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt.
Onze verwerking gebeurt in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Doet een dienstverlener toch een beroep op servers buiten de EER, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Hoe wij uw gegevens beveiligen
- De website werkt over een versleutelde verbinding (HTTPS).
- Toegang tot dossiers is beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben, met persoonlijke accounts.
- Telefoons en toestellen van medewerkers zijn beveiligd met een toegangscode.
- Foto’s van panden worden opgeslagen in een afgeschermde omgeving en na de bewaartermijn verwijderd.
- Papieren dossiers worden bewaard in een afgesloten ruimte en na de bewaartermijn vernietigd.
- Wij maken regelmatig back‑ups en houden onze software up‑to‑date.
Doet zich toch een inbreuk voor met een risico voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij die binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en verwittigen wij u wanneer het risico hoog is.
7. Uw rechten
U beschikt over de volgende rechten, die u kosteloos kunt uitoefenen:
- Inzage — weten welke gegevens wij over u verwerken en daarvan een kopie krijgen;
- Verbetering — onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen;
- Wissing — uw gegevens laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bijhouden;
- Beperking — de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld tijdens een betwisting;
- Bezwaar — zich verzetten tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt;
- Overdraagbaarheid — de gegevens die u ons bezorgde in een gangbaar formaat ontvangen;
- Intrekking van toestemming — wanneer een verwerking op uw toestemming steunt, mag u die op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan wat daarvoor al gebeurde.
Stuur uw verzoek naar info@arbitum.be. Wij antwoorden binnen dertig dagen. Om te vermijden dat wij gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
Klacht indienen
Bent u niet tevreden over onze afhandeling, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij stellen het op prijs als u ons eerst zelf de kans geeft om het recht te zetten.
8. Wijzigingen aan dit beleid
Wij passen dit privacybeleid aan wanneer onze werkwijze of de regelgeving daartoe aanleiding geeft. De datum bovenaan deze pagina vermeldt de laatste wijziging. Bij een ingrijpende wijziging die u rechtstreeks raakt, verwittigen wij u actief.